Я работаю в гостинице администратором и столкнулась с непонятной ситуацией У

Здравствуйте. Я работаю в гостинице администратором и столкнулась с непонятной ситуацией. У меня была ночная смена, я заменила другую девушку администратора и начала работать как обычно. Ближе к полуночи я стала проверять бронирования, чтобы оформлять незаезды и наткнулась на одно бронирование, в котором были паспортные данные человека и анкета на его имя, подписанная девушкой, которую я сменила. Но номер не был заселён. В программе ТрэвелЛайн это возможно. Я подумала, что девушка забыла заселить гостя в программе, и сама его заселила. Потом оказалось, что гость в номере вообще не жил, и теперь директор хочет списать с меня и той девушки оплату за проживание. Причиной назвали простой номера. Объясните, пожалуйста, кто в данной ситуации прав и как отстоять свои права.