Здравствуйте. Заявление подается в районный (городской) суд по вашему месту жительства. Нужно указ-ать ваши данные, указат органы и организации, на чьи права повлияет решение суда, описать кем вам приходится пропавший человек (подтверждение вашей заинтересованности — например, супруг, родитель).
Вы обязаны четко указать, для чего вам нужно это решение (например: для оформления пенсии по потере кормильца, для снятия с регистрационного учета из квартиры, для расторжения брака, для оформления наследства). Если цель не указать, суд вернет заявление. Также написать когда пропал, при каких обстоятельствах, когда были последние известия. Ссылайтесь на то самое письмо, которое вы получили (например, справка из МВД о том, что розыскные мероприятия не дали результатов).
Если вам нужна помощь в подготовке заявления - обращайтесь в личные сообщения.