Отказ в приеме письменного заявления абитуриента

Добрый день! Подскажите пожалуйста, в сфере среднего профессионального образования имеет ли право сотрудник приемной комиссии не принять письменное заявление абитуриента и копии документов для предварительного формирования личного дела до того, как поступающий подаст заявление на Официальном сайте Мэра и Правительства Москвы (портал гос.услуг (mos.ru))? Ситуация очень нестандартная, я работаю в данной сфере, и сейчас в правилах прописано, что абитуриент обязан подать заявление на портале, для получения права на поступление в колледж за счет бюджетных ассигнований, тоесть без данного заявления он даже не появится в списках поступающих. На прошлой неделе приходила девушка, конечно же мною был задан вопрос подавала ли она заявление на портале, на что был отрицательный ответ. Мною было предоставлено место за компьютером и возможность подать заявление сразу. Параллельно тому как поступающая пыталась войти в личный кабинет я естественно стала снимать копии предоставляемых ею документов (с её полного согласия) и выписывать расписку о приеме данных документов. Никаких оригиналов на тот момент ею не было предоставлено. Пока я формировала личное дело, она никак не могла войти на портал, прошло около часа, она не могла вспомнить пароль от почты и т.д., я четко сформулировала вопрос: "Есть ли возможность подать заявление из дома, где есть доступ к почте?". Ответ был положительным. Я даже отправила ей на почту по её просьбе сканированные документы (паспорт, аттестат) которые она бы в дальнейшем прикрепила к электронному заявлению. В общем, по правилам приема срок был установлен до 15 августа, после чего портал был закрыт. Её мама написала жалобу в Департамент Образования, о том что дочь осталась не с чем, в чем полная вина приемной комиссии, мол мы не проинформировали, а копии документов приняли выдав подписанную расписку. Шла речь об обращении в суд и т.д. Хотела проконсультироваться, насколько это серьезная ошибка была принять копии документов, и была ли это вообще ошибка. Ведь, в принципе, мне кажется, образовательная организация не в праве не принять заявление от поступающего, вместе с приложением копий документов, на дальнейшее рассмотрение. Может быть где то в законодательстве прописана фраза "Обр.орг. не имеет право не принять документы на рассмотрение" или что то подобное. Мне бы это очень помогло для решения проблем и разногласий хотя бы с начальством.