Как быть, если в ФМС нет информации о нашем договоре

Добрый день! В прошлом году мы приняли на работу гражданина Киргизии и согласно закону о правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации направили уведомление о приеме в форме электронного документа на адрес ФМС. При визите в ФМС для проставления отметки нам сказали, что файл не открылся, отметку не поставили, но бумажное уведомление взяли и пообещали разнести в базу. Но сейчас сотрудник решил зарегистрироваться по месту нахождения нашей компании и выяснилось, что информации о нашем договоре у них в базе нет. Как нам быть?