Урегулирование отношений связанных с фактом эксплуатации

Суть дела заключается в урегулировании отношений, связанных с фактом эксплуатации интеллектуальной собственности, созданной работником, а именно с фактом эксплуатации программы для ЭВМ и базы данных. Свидетельства на ПО и БД получены. Имущественное право и авторское право оформил на себя. Фактов считать произведение служебным заданием у меня нет. Сейчас сформулирована претензия, но существует вопрос в части оформления доказательной базы, то есть, фиксации фактов эксплуатации ПО и БД да еще с 2003го года. Подскажите, как можно сформировать такую доказательную базу? Обращался к нотариусу, тот говорит, что факты не фиксирует. Обращаться в милицию с заявлением не хочу, поскольку хотел бы урегулировать вопросы в досудебном порядке. Однако доказательную базу хочу иметь на руках ДО момента направления претензии, дабы избежать уничтожения фактов эксплуатации (удалят ПО с сервера и скажут так и было). Как поступить?