Оказание помощи в составлении объяснительной

Здравствуйте .я работаю кладовщиком,мой зав.складом попросил меня написать заявление.я писать не стала и он теперь цепляет меня за все косячки.вот и сегодня он показывает мне расходную накладную, и говорит ты вчера не отгрузила вот этот магазин,моих галочек на ней нет! это значит, что эту расходную накладную я вижу первый раз! (потому что все расходные накладные я просматриваю два раза, первый раз, когда делаю наборки, второй раз когда отгружаю продукцию непосредственно в машину. я не могла пропустить эту расходную накладную, два раза подряд) НО подпись экспедитора на ней есть! помогите составить юридически грамотно объяснительную пожалуйста. и ещё,я слышала, что объяснительные пишутся ТОЛЬКО на служебные записки, т. е. мой зав. складом должен сначала показать мне служебную записку (с номером и подписью от директора) и сделать мне её копию. так ли это???