Наследство деда из Греции: принятие через курьера, доверенность и защита доли до выдачи свидетельства тёте

Живу в Греции. 12.04.2026 умер мой родной дед по отцовской линии. Отец умер 33 года назад, с тех пор с его семьёй мы не общались. О смерти деда я узнала случайно, за месяц до окончания срока принятия наследства. Насколько мне известно, родная сестра отца не сообщила нотариусу, что у её покойного брата есть дочь. 30 сентября я подписала у греческого нотариуса заявление о принятии наследства по праву представления и отдельную доверенность на маму. Оба документа с апостилем и переводом. Бумажное заявление отправила напрямую нотариусу в Петербурге через «Траст Экспресс». Накладная от 9 октября, срок истекал 12 октября. Контора заявление получила. Сотрудница сказала маме, что я опоздала и оформлять документы нужно было через консульство. Документы о родстве у мамы не приняли. В переводе доверенности указано «отдел № 25», в паспорте — «ТП № 25 отдела УФМС». Маме сказали, что доверенность будут проверять четыре месяца, а тёте тем временем могут выдать свидетельство как единственной наследнице. На два моих электронных письма ответа нет. Письменных замечаний или отказа я не получала. Боюсь, что из-за спора о маминой доверенности моё личное заявление останется без рассмотрения. Правомерны ли требования конторы? Чем подтвердить своевременную подачу через курьера и как срочно защитить возможную долю до выдачи свидетельства тёте?