Здравствуйте!
Правовые основания:
ст. 325 ТК РФ,Постановление Правительства России от 15.02.2025 № 164
Таким правом работник может воспользоваться каждые 2 года, расходы возместят, если они
- подтверждены (билетами, чеками и др.),
- не превышен норматив провозимого багажа.
Если в локальном акте организации есть условие о том, что заявление пишется заранее, то это может быть причиной озвученных Вами проблем.
Запросите этот локальный акт для ознакомления под роспись.
Ваше право:
- не позднее 3 рабочих дней до отъезда и начала отпуска написать заявление начальнику с просьбой оплаты согласно ст. 325 ТК РФ,
- по возвращении из отпуска представить работодателю для произведения расчета билеты и (или) иные документы (чеки ГЗС,АЗС, справки транспортных компаний и др.).