Предоставление документов о смене собственника

Здравствуйте. В управляющую компанию поступило письмо о внесении изменений в учетные данные компании в связи со сменой собственника. После внесения изменений просят предоставить номер лицевого счета и реквизиты для оплаты квартирной платы. Однако заявитель письма лично предоставить информацию о смене собственника в квартире не может, так как является лицом иногородним. Прислал документы на электронную почту управляющей компании, документы в плохом качестве, не читаемы. Может ли управляющая компания внести изменения таким образом? В управляющую компанию всегда предоставлялись оригиналы документов о смене собственников, с них снимались копии, а затем вносились изменения. На что грамотно можно сослаться, на какой закон или иной нормативный акт, что мы отказываем в изменении учетных данных таким образом?! И можем ли мы вообще отказать?? Спасибо.