Мировое соглашение

Добрый день. Я ИП, мы занимаемся поставкой автозапчастей. С одним из клиентов произошел инцидент не по нашей вине(сжег АКПП по средствам неправильной эксплуатации), но клиент все равно потребовал возврата денег за приобретение у нас АКПП, был письменный отказ на его просьбу. В дальнейшем он подал иск в суд, заседания еще не было, но мы созвонились с ним и договорились мирным путем разрешить конфликт (возврат денег). Вопрос: как правильно зафиксировать передачу денежных средств, какие документы нужно для этого составить и к кому обратится с таким вопросом?