Здравствуйте. В идеале делом должен заниматься персональный юрист, даже если это компания. Возможно, если специалисты часто меняются, работа просто поставлена на поток.
По поводу документов: нужно ли брать повторно справки, надо смотреть по ситуации. При этом есть ряд документов, которые необходимо периодически обновлять на актуальную дату (например, это могут быть справки о доходе, сведения о трудовой деятельности, выписка ЕГРН).
В ситуации с ипотекой, вам должны были заранее сообщить, что шанс ее сохранить увеличивается при соблюдении ряда условий, прописанных в законе. Например, обязательное условие - отсутствие просрочек. И чтобы пробовать ипотеку сохранить, надо выходить на переговоры с банком (залоговым кредитором). В любом случае о 100% гарантии сохранения сложно говорить.
При необходимости обращайтесь за консультацией.