Как правильно общаться со службой безопасности по вопросу возврата билетов РЖД в авансовом отчете

добрый день! ситуация следующая, работаю на севере в крупной компании, на оплату вахтового проезда сотрудникам оплачивается сумма лимитом в 25000 рублей в одну сторону при предоставлении авансового отчета с приложенными билетами. мною несколько раз были приложены билеты РЖД которые я вернул в замен другого поезда. как вести себя при разговоре со службой безопасности? (разница в стоимости билетов не сушественная, но она есть)