Здравствуйте, Иван!
Прежде всего хочу сказать — вы не один, и ошибки совершают многие. Главное — правильно выйти из ситуации, взять ответственность и по возможности смягчить последствия.
В объяснительной записке разумно будет не просто признать факт возвратов, но и показать раскаяние, объяснить, почему это произошло (например, сложное материальное положение, стресс или иное, что не оправдывает, но помогает понять мотивацию). Важно отметить, что вы осознаёте вину, готовы возместить причинённый ущерб в полном объёме и впредь обязуетесь действовать честно. Такой подход зачастую влияет на смягчение реакции работодателя и может помочь избежать обращения в полицию.
Примерная формулировка:
"Я, ФИО, действительно совершил возвраты на сумму 15 000 рублей без ведома руководства. Признаю свою вину и искренне раскаиваюсь. Действовал по ошибке, под давлением личных обстоятельств. Готов в полном объёме возместить ущерб и понести установленную работодателем дисциплинарную ответственность. Осознаю последствия и прошу дать мне шанс исправиться."
Если ущерб уже возвращён — обязательно это укажите. Если нет — выразите готовность сделать это в кратчайшие сроки. Это может быть решающим фактором в вопросе обращения в правоохранительные органы.
С наилучшими пожеланиями, Хабас Феликсович.