Поставщики дверных изделий нарушают срок поставки Товара в нарушение условий

Добрый день! Поставщики дверных изделий нарушают срок поставки Товара в нарушение условий подписанного мной (физ.лицом) и магазином (ООО). По Договору Продавец обязан уплатить Покупателю пеню в размере 0,1% от общей стоимости Товара, за каждый день задержки. Я уведомил их по телефону и в сообщении через мессенджер. Подскажите, мне нужно их официально уведомить? Письмом? Если да - как это делается? Есть типовая форма заявления от физ.лица?