Клиент отеля не оплатил услугу и уехал не подозревая об этом, вероятно

Доброго времени суток! В общем постараюсь обрисовать ситуацию как можно лучше: Мой друг работает в отеле, руководителем в отделе центра здоровья где клиентам предоставляют различные оздоровительные процедуры, и он только что получил там работу, и тут же его загрузили, так как ранее начальство было в декрете, заместитель недосмотрел и у них в отделе кадров образовалась дыра недостатком в несколько администраторов, из за чего более чем несколько клиентов этого отеля уехали не заплатив крупную сумму по отдельности за предоставленные услуги по оздоровлению, списанием средств с карты или взятие оплаты с клиента должен был заниматься конкретный администратор но его не было на месте, теперь ответственность за решение данной проблемы возлегли на моего друга, что то типо проверки, и он не знает что и как делать, ему нужно как то связатсья с этими людьми которые ничего не оплатили и взыскать с них крупную сумму денег, скорее всего они догадываются что ничего не платили но сами до сих пор и не звонили не писали, можете посоветовать конкретные шаги или то чтобы приблизило к более деликатному решению проблемы без потери репутации отеля ? Искренне заранее благодарен за потраченное время